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Erst überlegen - dann loslegen! (Organisation)

Erst überlegen - dann loslegen!

Hinweise zur Planung in der Sektion/Ortsgruppe

Es gibt für jede Sektion oder Ortsgruppe mit eigener Rechtspersönlichkeit eine eigene Gruppe, welche man sich als "Inhaltscontainer" vorstellen kann. Darin werden alle Inhalte der Sektion gesammelt sind. Jeder Benutzer (App oder Backend) ist einer solchen Gruppe zugeordnet (ersichtlich nach Anmeldung unter Einstellungen in der Kommandozentrale). Daher muss bei Freischaltung angegeben werden, für welche Sektion/Ortsgruppe man tätig sein möchte. Das können auch mehrere sein!

Werden Inhalte über die App aufgenommen, landen diese nach dem Hochladen in der zugeteilten Gruppe (Inhaltscontainer). Der Backend - Benutzer (Admin) kann diese Einträge dann sehen und entsprechend verarbeiten. Dazu gehören insbesondere die erfassten Protokolle, die neu aufgenommenen Standorte, usw.

Dies setzt voraus, dass innerhalb jeder Gruppe (Sektion/Ortsgruppe) klar ist, wer die zentrale Bearbeitung im Backend als "Admin" übernehmen möchte und wer ausschließlich im Gelände die App verwenden möchte (=Bearbeiter). Diese Klärung muss erfolgen, bevor Sie Ihren Zugang beantragen!

Schema Wegedatenbank

Beispiel einer Systemeinführung:

Die ÖAV Sektion Hochtal* erfährt von der Wegedatenbank und beschließt, dieses Werkzeug für sich zu nutzen. Bisher wusste nur der Hans* genau, welche Wege von der Sektion betreut wurden und ab wo die Nachbarsektion Niedertal* der 314*er-Weg weiterpflegt. In der Sektion gibt es mit Simone* eine Sektionsmitarbeiterin, die häufig Fragen zum Wegenetz beantworten muss. Petra*, die Wegereferentin kümmert sich um Abrechnungen und Förderungen, auch Schilder werden von Petra* bestellt. Hans* kümmert sich mit seinem Wegebautrupp darum, dass die Wege draußen perfekt in Schuss sind. Hans* und Petra* reden viel miteinander.

Nach einer kurzen Abstimmung wird beschlossen, auf die Wegedatenbank zu setzen. Dazu werden folgende Benutzer vergeben und Schritte gesetzt:

  • Simone* und Petra* bekommen einen Admin-Zugang. Sie müssen alle Inhalte sehen und brauchen das Schildermanagementsystem für die Bestellungen. Auch Auswertungen und Abrechnungen werden von ihnen erledigt. Dazu haben sie die Möglichkeit und die Motivaton, sich in das System einzuarbeiten.
  • Hans* und sein Wegebautrupp arbeiten lieber draußen. Sie bekommen die App freigeschaltet (Typ Bearbeiter), damit sie unterwegs alle Inhalte sehen, neue Objekte inklusive Fotos aufnehmen können und Protokolle der Wartungsarbeiten und Kontrollgänge erstellen können - ganz einfach mit wenigen Klicks in der App.
  • Petra* und Simone* kümmern sich darum, dass alle Bestandsdaten (bestehende Excel-Listen der Schilder mit Koordinaten, GPX-Dateien der Wege, sowie die vorhandenen Fotos der gewarteten Seilversicherungen) ins System übernommen werden - dabei hilft ihnen gerne das Team der Wegedatenbank beim Hauptverein.
  • Petra* und Hans* sitzen ein paar Abende zusammen und übertragen einmalig das Wegenetz der Sektion in die Wegedatenbank. Dabei werden die vorhandenen GPX-Tracks verwendet, meist aber einfach der korrekte Verlauf mittels Routing schnell neu erfasst. Dazu werden die Infos zur Markierung und Schwierigkeit von Hans* eingetragen und die betreffenden Kontakte und Zuständigkeiten zugeordnet.
  • Die Schilder sind noch lange nicht vollständig, werden aber ab sofort laufend bei den nächsten Kontrollgängen mit der App "mitgenommen", also aufgenommen und fotografiert. 
  • Ebenso die anderen baulichen Objekte der Sektion
  • Die gesamte Infrastruktur, die von der Sektion Hochtal* betreut wird, ist nun in der Wegedatenbank inventarisiert - das war einiges an Arbeit, aber jetzt hat man eine perfekte und nachhaltige Grundlage. Ab sofort werden nur mehr Protokolle und ggf. Änderungen eingetragen. Die App wird Teil der "ganz normalen Arbeit".
  • Petra* und Simone* können vom Büro aus zusehen, wie die Inhalte "wachsen", da Hans* und sein Wegebautrupp fleißig Inhalte und Protokolle erstellen. Mit diesen Informationen entsteht der große Mehrwert, jederzeit genau über seine Infrastruktur Bescheid zu wissen.

*fiktive Namen :-)

 
 
 

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