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Sektionshauptversammlung

Die Jahreshauptversammlung ist die wichtigste und nach der Satzung verpflichtende Veranstaltung einer Sektion/Ortsgruppe im Jahr; wichtig für

  • den Verein und seine Mitglieder
  • die Öffentlichkeit
  • die Behörde.


Entscheidend für die Hauptversammlung ist, dass in ihr die Mitglieder das Geschehen im Alpenverein bestimmen. Gemäß der Satzung muss alljährlich eine "ordentliche Hauptversammlung" einberufen werden.

Besondere Umstände können aber auch eine außerordentliche Hauptversammlung erfordern. Diese findet auf Beschluss des Vorstandes, der ordentlichen Hauptversammlung oder auf schriftlich begründeten Antrag statt:

  1. auf Verlangen bzw. Beschluss der Rechnungsprüfer
  2. auf Verlangen von mindestens einem Zehntel der Mitglieder des Vereins


Die meisten Sektionen führen ihre Jahreshauptversammlung in den ersten Monaten des Kalenderjahres durch. Ein schwacher Besuch der Jahreshauptversammlung ist peinlich, ein guter Besuch erfreulich. Nur eine frühzeitige und gründliche Vorbereitung sichert einen guten Besuch.

Der BESUCH einer Jahreshauptversammlung hängt ab von ...
... der Aktivität der Sektion im abgelaufenen Jahr. Je mehr Mitglieder bei den Veranstaltungen mitmachen, umso mehr sind an der Versammlung interessiert: Pflege der Geselligkeit.
... der Erfahrung, ob die bisherigen Versammlungen fade waren oder ob es sich "rentierte", hinzugehen.
... vom Termin: ob zur selben Zeit auch andere oder attraktivere Veranstaltungen stattfinden, die nahezu denselben Personenkreis erfassen oder nicht.
... vom Raum: ob der Saal kalt und nüchtern ist und nicht anspricht, oder gemütlich, festlich, sodass man einen schönen Abend erwarten kann.
... von der Form der Einladung: ob sie wie ein "Amtsschreiben" wirkt, trocken und unpersönlich, oder ansprechend: was man gern in die Hand nimmt.
... von der Gestaltung und dem Inhalt. Ob es interessante Schwerpunkte gibt, ob man an wichtigen Entscheidungen mitwirken kann oder ob die Jahreshauptversammlung auch etwas für's Gemüt bringt.


Die Vorbereitung einer Jahreshauptversammlung beginnt mit dem Ende der letzten Versammlung. Machen Sie, solange die Eindrücke noch frisch in Erinnerung sind, gemeinsam eine Analyse:

  • Was war gut?
  • Was war schlecht?
  • Wie machen wir's im nächsten Jahr?

Zur Vorbereitung eine CHECKLISTE (woran man denken soll):

Der Jahresbericht:

Nehmen Sie die Protokolle der Vorstandssitzungen zur Hand. Da steht das meiste drin. Man kann den ganzen Bericht mündlich vortragen, aber lesen Sie ihn, bitte, nicht herunter. Wenn Sie als Vorsitzender selbst zu unsicher sind, überlassen Sie das lieber dem Stellvertreter oder Schriftführer. Viel Zeit kann eingespart werden, wenn man den Jahresbericht schriftlich vorlegt – oder im Nachrichtenblatt abdruckt – oder dem Jahresprogramm beilegt.
Heben Sie beim mündlichen Vortrag zwei, drei Punkte als besonders bedeutsam heraus, bereiten Sie sich für diese Punkte besonders gut vor. Berichten Sie nichts, was Ihre Mitarbeiter ohnedies schon berichtet haben oder berichten werden. Berichte sollten generell nicht zu lang sein und möglichst durch Bilder/PowerPoint-Präsentationen aufbereitet werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass ein Vortragender alle Sektionsaktivitäten in seinem Bericht zusammenfasst.


Das Jahresprogramm (Halbjahresprogramm)
Womöglich schon gedruckt auflegen oder mit der Einladung aussenden. Es ist die Visitenkarte der Sektionsführung.


Informationstisch
Stellen Sie ihn beim Eingang auf: Sektionsmitteilungen, Programme, Mitteilungen des Gesamtvereins, bergundsteigen, 3D, 4U", Prospekte, das Jahrbuch, eine Unmenge von interessanten Publikationen kann aufgelegt und angeboten werden.

Saalschmuck
AV-Fahne an der Stirnfront, Edelweiß am Rednerpult. Hand auf's Herz: hat die Sektion diese Dinge? (können beim Gesamtverein angefordert werden) Tischschmuck – aber keine geschützten Pflanzen, AV-Plakate, usw.

Sitzordnung
Besser an Tischen als in Sitzreihen. Tische so, dass alle nach vorne schauen können. Vorstandstisch nicht auf einer hohen Bühne.
Pressetisch, Tisch für allfällige Musikgruppe, Plätze für Ehrengäste und Jubilare. Diese müssen nicht unbedingt vorne sitzen. Manche Sektionen betonen den familiären Charakter damit, dass Ehrengäste und Jubilare unter den übrigen Teilnehmern sitzen. Auf jeden Fall müssen für sie gute Plätze freigehalten werden.

Eine Ausstellung
muss nicht sein, kann aber die Berichte wertvoll ergänzen. Bilder vom Markieren, Hüttenrenovieren, Touren, Lagern, sonstigen Veranstaltungen im Jahreslauf, eine Sammlung der Veröffentlichungen in den Schaukästen. Wer bewundert sich oder seine Kinder und Freunde nicht gern!

Ehrungen
Jubilare über ÖAV-Office feststellen (lassen) und Mitglieder zur Selbstmeldung einladen (damit keiner übersehen wird). Abzeichen rechtzeitig beim Gesamtverein bestellen. Eventuell kleine Ehrengaben vorbereiten: Blumen, Jahrbuch etc. Auch Geburtstage kann man feiern oder etwa jedes Jahr einen besonders rührigen Mitarbeiter.

Die Einladung
Der Vorstand beruft alljährlich eine ordentliche Versammlung der Mitglieder gemäß § 11 Abs. 3 der Mustersatzung für Sektionen ein („Die Einladung zur Hauptversammlung ist mit einer Frist von mindestens x Tagen schriftlich oder auf andere ortsübliche Weise unter Bekanntgabe der Tagesordnung kundzumachen.“).
Mit besonderem Schreiben sollte man einladen: die Jubilare, die Ehrengäste, den Landesverband, nicht vergessen die Nachbarsektionen, befreundete Vereine und die Presse, eventuell Rundfunk. Vergessen Sie nicht, den Bürgermeister, die Mandatare, den Bezirkshauptmann und solche Persönlichkeiten, mit welchen Sie immer zu tun haben, einzuladen.

Bildervorträge /PowerPoint-Präsentationen
Im Anschluss an den offiziellen Teil will man oft mit einem Vortragenden, der "zieht", die Mitglieder zur Versammlung locken, oder seinen Ruf als Bergsteigerverein durch einen Expeditionsvortrag beweisen. Besser ist es, einen Bildervortrag aus dem Sektionsleben oder aus dem Arbeitsgebiet der Sektion zu bringen.
Technische Voraussetzungen: Datenbeamer und Laptop bzw. Projektionstisch und Projektionsapparat, Verlängerungsschnur, Leinwand. Schon vor dem ersten Besucher soll alles betriebsfertig sein. Man muss wissen: wo ist die nächstgelegene Steckdose, wo ist der Schalter zum Verdunkeln? Bei den Berichten der Mitarbeiter mit PowerPoint bzw. Bildern: keine Manipulationspausen. Es muss alles Schlag auf Schlag gehen. Nicht mehr als max. 20 Bilder pro Berichterstatter!

Neuwahlen / Ergänzungswahlen

Der Wahlvorschlag wird entweder vom Sektionsvorstand oder von einem zu bestellenden Wahlkomitee ausgearbeitet.


Mit den vorgesehenen Mitarbeitern ist rechtzeitig zu reden und die Zustimmung zur Wahl einzuholen. Nicht erst bei der Versammlung Mitarbeiter suchen oder gar jemanden in Abwesenheit und ohne sein Wissen wählen (das wird als Hilflosigkeit des Obmannes empfunden). Es gibt auch kein gutes Bild, wenn man in der Versammlung – und damit vor der Öffentlichkeit – Absagen einstecken oder um Mitarbeiter hausieren gehen muss: Also, wer übernimmt's?
Niemanden zur Mitarbeit "überreden" oder ihm versichern, dass ohnedies nicht viel zu arbeiten sei. Ersparen Sie sich "Gefälligkeitsmitarbeiter" im Vorstand, sie werden dann jahrelang mitgeschleppt. Auch ein "Honoratiorenausschuss" bringt gewöhnlich nicht viel.

Wenn Mitarbeiter aus dem Vorstand ausscheiden, vergessen Sie nicht, ihre Arbeit zu würdigen und ihnen zu danken. Wer zu wählen ist, das steht in Ihrer Satzung. Die vertretungsbefugten Vorstandsmitglieder (dies sind die organschaftlichen Vertreter des Vereins und als solche einzeln bzw. zusammen zeichnungsberechtigt, s. § 16 der Mustersatzung für Zweigvereine) müssen der Vereinsbehörde unter Angabe von Namen, Geburtsdatum, Geburtsort und Adresse binnen vier Wochen gemeldet werden. Die übrigen Mitglieder des Vorstandes können, müssen aber nicht gemeldet werden.


Die Tagesordnung

Die Durchführung der Jahreshauptversammlung hat nach der Satzung zu erfolgen. Diese muss eingehalten werden, da sonst Beschlüsse anfechtbar sind. Siehe dazu die entsprechenden Bestimmungen in § 11 der Mustersatzung für Zweigvereine:

  1. Die Hauptversammlung ist das oberste Organ des Vereins; sie findet jährlich einmal statt.
  2. Die ordentliche Hauptversammlung wird vom Vorstand vorbereitet und vom Obmann einberufen.
  3. Die Einladung zur Hauptversammlung ist mit einer Frist von mindestens ...xxx... Tagen schriftlich oder auf andere ortsübliche Weise unter Bekanntgabe der Tagesordnung kundzumachen.
  4. Teilnahme- und stimmberechtigt sind die Mitglieder gemäß § 5 dieser Satzung.
  5. Anträge zur Hauptversammlung sind mindestens acht Tage vor dem Termin der Hauptversammlung beim Vorstand schriftlich einzureichen; diese sind bei Beginn der Hauptversammlung vom Obmann vorzulegen und als letzter Tagesordnungspunkt (vor „Allfälliges“) zu erledigen. Zusatzanträge zu Tagesordnungspunkten können auch noch mündlich bei der Hauptversammlung gestellt werden. Gültige Beschlüsse – ausgenommen solche über einen Antrag auf Einberufung einer außerordentlichen Hauptversammlung – können nur zur Tagesordnung gefasst werden.
  6. Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt der Obmann, bei Verhinderung sein Stellvertreter. Ist auch dieser verhindert, obliegt der Vorsitz einem anderen vom Vorstand bestimmten Vorstandsmitglied.
  7. Jedes stimmberechtigte Mitglied kann bei der Hauptversammlung das Wort ergreifen und fristgerecht eingereichte Anträge begründen.
  8. Die Beschlussfassung erfolgt, soweit nicht an anderer Stelle dieser Satzung eine andere Mehrheit ausdrücklich gefordert wird, durch einfache Mehrheit der abgegebenen, gültigen Stimmen. Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt, Stimmengleichheit gilt als Ablehnung. Beschlüsse, mit denen die Satzung des Vereins geändert oder der Verein aufgelöst werden soll, bedürfen einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen gültigen Stimmen. Das Stimmrecht ist persönlich auszuüben; Stimmübertragungen sind nicht zulässig.
  9. Die ordnungsgemäß einberufene Hauptversammlung ist ohne Rücksicht auf die Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig.


Eine Präsentation der Tagesordnungspunkte und der dazu vorbereiteten Beschlüsse mit Powerpoint ist anzuraten. Beschlüsse sind generell nur zu solchen Punkten zulässig, die auf der Tagesordnung stehen. Themen, die unter dem Punkt „Allfälliges“ eingebracht werden, zählen nicht dazu. Für den Abstimmungsvorgang selbst gelten die folgenden Empfehlungen:

Bevor eine Abstimmung erfolgt, ist der Tagesordnungspunkt vorzustellen und sodann eine Debatte darüber zu eröffnen. Erfolgen keine Wortmeldungen (mehr), schließt man den Tagesordnungspunkt und geht zur Abstimmung über: Der Antrag wird verlesen, anschließend wird nach den Prostimmen, Gegenstimmen und Enthaltungen gefragt. Anträge sollten grundsätzlich schriftlich formuliert werden – dies gilt auch für Änderungsanträge, die während der Sitzung zu einem Tagesordnungspunkt gestellt werden. Liegen zu einem Tagesordnungspunkt Änderungsanträge vor, so ist zunächst über diese abzustimmen und dann über den Hauptantrag in der Fassung, die er aufgrund der Abstimmung über die Änderungsanträge erhalten hat. Liegen zu einem Antrag zur Tageordnung ein oder mehrere Gegenanträge vor, so ist über den weitestgehenden Antrag zuerst abzustimmen. Bei Meinungsverschiedenheiten darüber, welcher der Anträge der weitergehende ist, entscheidet die Hauptversammlung durch Abstimmung.

Nach § 12 Abs. 1 der Zweigvereinssatzung sind der Hauptversammlung folgende Aufgaben vorbehalten:

  1. Entgegennahme und Genehmigung des Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses;
  2. Beschlussfassung über den Voranschlag;
  3. Entlastung des Vorstandes;
  4. Wahl oder Enthebung der Mitglieder des Vorstandes und der Rechnungsprüfer;
  5. Genehmigung von Rechtsgeschäften zwischen Rechnungsprüfern und dem Verein; Genehmigung von Rechtsgeschäften zwischen Vorstandsmitgliedern und dem Verein, sofern diese einen Wert von EUR ... xxx ... übersteigen.
  6. Festsetzung der Höhe der Mitgliedsbeiträge, soweit diese von den Vorgaben des Gesamtvereins abweichen;
  7. Verleihung und Aberkennung der Ehrenmitgliedschaft;
  8. Beschlussfassung über Satzungsänderungen und die freiwillige Auflösung des Vereins;
  9. Beschlussfassung über sonstige Themen und Anträge, die auf der Tagesordnung stehen;
  10. Beschlussfassung über den An- und Verkauf von Liegenschaften;
  11. Genehmigung einer eventuellen Geschäftsordnung des Vorstandes.

Selbstverständlich sind von den oben genannten Punkten nur jene auf die Tagesordnung zu setzen, für die eine inhaltliche Relevanz gegeben ist. Eine normale Tagesordnung wird reichhaltiger sein.

Hier ein Beispiel mit den nötigen Erklärungen:

Was die Tagesordnung enthalten soll

  1. Eröffnung 
    und Feststellung der satzungsgemäßen Einladung. Man muss deutlich merken, dass die Versammlung jetzt beginnt. Das wird markiert durch eine Glocke, ein Lied oder ein Musikstück. Der Vorsitzende eröffnet mit gut hörbarer Stimme (daher kurz vorher prüfen, ob das Mikrofon funktioniert), z.B.: "Ich eröffne die x-te Jahreshauptversammlung der Sektion ... des Österreichischen Alpenvereins und stelle die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest."
  2. Begrüßung
    der Teilnehmer und dann der Ehrengäste (in dieser Reihenfolge) und eventuell Verlesung von Grußbotschaften. Lassen Sie für jeden Ehrengast oder jede Institution einen Zettel mit dem Namen anlegen. Kommt ein Stellvertreter, dann wird dessen Name darunter geschrieben. Das Zettelpaket dient dem Vorsitzenden zur Begrüßung der Ehrengäste. So geht kein Name verloren. Die Zettel nimmt nach der Begrüßung der Schriftführer für das Protokoll zu sich. Wenn es geht, fassen Sie einige zusammen, z.B. "Es freut mich besonders, den Herrn Bürgermeister ... mit seinen Gemeinderäten begrüßen zu können". Aber Vorsicht: in kleinen Gemeinden will oft jeder seinen Namen hören.
  3. Ansprache der Ehrengäste
    Erkundigen Sie sich, wer von ihnen sprechen will. Reden Sie dabei von einem "kurzen Begrüßungswort".
  4. Totengedenken
    Sie ersuchen die Teilnehmer, "sich zum ehrenden Gedenken an die Toten von den Plätzen zu erheben". Sind sehr viele Mitglieder verstorben, dann werden wohl die Namen aller genannt, heben Sie aber etwa zwei besonders wichtige heraus. Stellvertretend für alle sprechen Sie einige sehr persönliche Worte.
  5. Genehmigung des Protokolls
    der letzten Jahreshauptversammlung. Üblicherweise wird das Protokoll nicht verlesen, sondern angefragt, ob dazu Einwände bestehen. Erfolgen keine, kann über die Genehmigung abgestimmt werden.
  6. Berichte /Rechenschaftsbericht
    des Vorsitzenden/Obmannes und der Mitarbeiter (siehe Checkliste). Vergessen Sie nicht, dabei auch weiteren Mitarbeitern und Helfern zu danken. Nehmen Sie Wortmeldungen dazu entgegen. Über die Annahme des Rechenschaftsberichtes wird abgestimmt.
  7. Bericht des Kassiers
    soll kurz sein. Aber wichtige Zahlen streichen Sie heraus. Über Wunsch soll eine Einschau in den Rechnungsabschluss möglich sein.
  8. Bericht der Rechnungsprüfer
    auch über die Gebarung. Lassen Sie von einem der Rechnungsprüfer den Antrag auf Entlastung des Kassiers und des Vorstandes stellen. Es erfolgt die Beschlussfassung zur Entlastung des Kassiers und des gesamten Vorstandes.
  9. allfällige Anträge des Vorstandes sowie der Mitglieder an die Hauptversammlung
    Über derartige Anträge, wenn sie rechtzeitig eingebracht wurden, ist in der Hauptversammlung abzustimmen.
  10. Wahl des Vorstandes und der Rechnungsprüfer
    Dieser Punkt ist nur anzusetzen, wenn Wahlen gemäß der Satzung anstehen.
    Dazu übergeben Sie den Vorsitz entweder an:
    den Obmann des Wahlausschusses,
    den Altvorsitzenden,
    das älteste anwesende Mitglied,
    den Vertreter des Gesamtvereins,
    den Vertreter des Landesverbandes.

    Die betroffene Person soll in jedem Fall vor der Sitzung angesprochen und nicht adhoc in der Sitzung gefragt werden. Der nunmehrige Vorsitzende frägt, ob von Seiten der Mitglieder auch ein Wahlvorschlag vorliegt. Wenn nicht, liest er den des Wahlausschusses oder des Vorstandes vor.

    Wahl des Vorstandes:
    Am besten erst über den Vorsitzenden und den Stellvertreter abstimmen lassen, dann "en bloc" über die übrigen Mitarbeiter, wobei die Hauptversammlung um ihr Einverständnis zum Abstimmungsmodus „en bloc“ befragt werden soll. Ist der neue Vorsitzende gewählt, kann man ihm den Vorsitz wieder übergeben. Er führt dann die weitere Wahl durch.
    Wahl der Rechnungsprüfer:
    Es werden zwei Rechnungsprüfer gewählt. Die Dauer ihrer Amtszeit ist in der Satzung festgelegt. Sie dürfen nicht dem Sektionsvorstand angehören.

  11. Beschluss über die Höhe des Mitgliedsbeitrages
    im neuen Jahr (nur wenn eine Änderung vorgesehen ist).
  12. Genehmigung des Haushaltsvoranschlages
    und damit die
  13. Planung für das neue Jahr
    Holen Sie sich zugleich Vorschläge aus den Mitgliedskreisen. Es ist ein neuer Beginn. Vielleicht verlocken Sie die Mitglieder zu neuen Ideen.
  14. Allfälliges
    wird mit obigem wahrscheinlich zusammenfallen. Heben Sie sich aber auch selbst einige Gedanken auf, Ideen, Vorschläge, Pläne, mit welchen Sie zugleich auf den Abschluss Ihrer Jahreshauptversammlung hinlenken können. Wer in der Versammlungsleitung am Ende gut ist, dem verzeiht man gerne manche Schwäche vorher.

Der Vorsitzende und die Jahreshauptversammlung

Der Vorsitzende des Zweigvereins/der Sektion, im Verhinderungsfalle sein Stellvertreter leitet die Versammlung. Es ist daher zu empfehlen, dass dieser ebenfalls an den vorbereitenden Besprechungen teilnimmt.

Sollte der Vorsitzende in einem oder mehreren Punkten befangen sein, gibt er für die Zeit der Behandlung dieser Punkte den Vorsitz an seinen Stellvertreter ab.

Der Vorsitzende muss als Versammlungsleiter bestrebt sein, das Versammlungsziel unter Einhaltung demokratischer Spielregeln und der Vereinsstatuten zu erreichen.
Probleme, die durch die Versammlung nicht gelöst werden können, verweist er mit Zustimmung der Versammlung zur Bearbeitung entweder zurück an den Vorstand oder an einen am besten gleich zu bildenden Ausschuss.
Anliegen der Mitglieder sollten ernst genommen werden. Es empfiehlt sich, diese zu den Beratungen über das von ihnen aufgeworfene Problem heranzuziehen. Probleme mit Streitcharakter sollten vermieden werden. Die Kontrahenten zu interner Auseinandersetzung einladen, jedoch so, dass sie nicht den Eindruck haben, man wolle die Sache hinausziehen. Auch unangenehme Meinungen können letztlich befruchtend sein.

Die Jahreshauptversammlung soll einen festlichen Charakter haben und eine Erlebnisfunktion erfüllen. Ziehen Sie daher die Jugend zur Gestaltung heran. Die Tagesordnung können Sie ein- bis zweimal durch Musikstücke, Gesang und/oder Filmsequenzen auflockern.
Machen Sie sich einen Zeitplan und seien Sie rigoros bei seiner Durchsetzung. Mit zwei oder zweieinhalb Stunden müssten Sie ihr Auslangen finden. Die Mitglieder werden es Ihnen danken und nächstes Jahr gerne wiederkommen.

Literaturhinweis:
Handbuch für Vereinsfunktionäre von Dr. Wolfgang Kossak, LexisNexis Verlag

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