Überblick / Inhaltsverzeichnis
Überblick
Termine im Jahresverlauf
Termine
PDF-Katalog
PDF
Funktionärs-Login
Login
Suche
Suche

Organisation

Die Organisation einer Veranstaltung kann in drei Phasen unterteilt werden. In Planung, Durchführung und Evaluation.

Checkliste: Planung

Der Planungsphase kommt die entscheidende Wichtigkeit zu, die über Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung entscheidet. Die folgende Checkliste sollten im Vorfeld jeder Veranstaltung abgearbeitet werden.


Zielsetzung und Zielgruppe der Veranstaltung

  • Öffentliche Aufmerksamkeit - Was macht der Alpenverein
  • Gewinn neuer Mitglieder
  • Spezieller Anlass: Jahreshauptversammlung, Jubiläum, etc.
  • Mitglieder oder Nicht-Mitglieder
  • spezielle Gruppe innerhalb des Vereins: Sportklettergruppen, Jugendgruppen etc.
  • FunktionärInnen

Der Inhalt der Veranstaltung wird der Zielsetzung und Zielgruppe entsprechend gestaltet.
Beispiele: Naturschutztagung, Lawinenkurs, etc.

Infrastruktur und Ort

  • Der Wahl des Ortes und der Infrastruktur kommt ein sehr Entscheidender Stellenwert zu. Passen die Größe und Bedingungen zum geplanten Veranstaltungsformat.
  • Fluchtwege
  • Alternative für Schlechtwetter
  • Mobiliar für Verpflegung (Küche, Tische, etc.)
  • Etc.

Verpflegung

  • Genügend Verpflegung für alle TeilnehmerInnen
  • Alternative Angebote (vegetarische oder vegane Küche, Allergien von TeilnehmerInnen)
  • Adäquates Getränkeangebot (Jugendschutz!)

Personalplanung

  • Wer übernimmt die Leitung?
  • Wer ist für welchen Bereich Ansprechpartner
  • Wer übernimmt Auf- und Abbau?
  • Die Vergabe jeder einzelnen Aufgabe verhindert Unstimmigkeiten!
  • Genügend MitarbeiterInnen für alle Aufgaben!

Logistik

  • Transportmittel
  • Fluchtwege und Notausgänge
  • Beschriftung uns Beschilderung (Toiletten, Verpflegung, etc.)

Sonstiges

  • Evtl. Benachrichtigung von Rettungseinsatzkräften
  • Information von Anreinern (Lautstärke)
  • Veranstaltungen auf öffentlichem Grund müssen bei der zuständigen Abteilung der Komunalverwaltung genmigt werden
  • Brandschutzrechtliche Sachverhalte sind mit der lokalen Feuerwehr zu klären

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

  • Siehe eigenes Kapitel Öffentlichkeitsarbeit

Checkliste: Durchführung

Bei der Druchführung einer Veranstaltung kommt es hauptsächlich darafu an wie gut die Planung im Vorfeld war. Einige wichtige Dinge sind jedoch unabhängig von der Planung bei der Veranstaltung selbst zu beachten.

Dienstplan

  • Hauptansprechpartner vor Ort
  • Einsatzzeit und Einsatzort ist für jeden Mitarbeiter klar

Logistik

  • Material ist Vorort (bsp. Klettergurte, Verpflegung, etc.)
  • Abläufe und Zeitplan sind geklärt und delegiert

Krisenmanagement

Der Begriff Krise ist im Veranstaltungsbereich sehr weit gefasst. Für die Veranstaltung an sich ist ein nahender Wetterumschwung vielleicht schon eine Krise. Ein Unfall hingegen Bedarf einem etwas anderen Umgang als eine Regenwolke. Für alle Krisen gilt - es sollte zumindest eine Person geben die den Überblick behält und Krisenmanagement betreiben kann.

Für Unfälle gilt...

  1. Überblick verschaffen
  2. evtl. Rettung alarmieren
  3. Unfallstelle sichern
  4. Erste Hilfe leisten
  5. Umfeld (andere TeilnehmerInnen) beruhigen
  6. Notfall Hotline des Apenvereins +43/512/33206767
  7. Auskünfte an Polizei und Presse in der Regel erst nach Kontakt mit dem Alpenverein

Manche Dinge lassen sich einfach und direkt Vorort klären. Sollte aber bei schwerwiegenden Unfällen rechtlicher Beistand benötigt werden können die Spezialisten vom Alpenverein helfen.

Ablauf

  • Anfang und Ende der Veranstaltung sollten klar definiert werden


Checkliste: Auswertung der Veranstaltung

Nach einer Veranstaltung wird in der Regel immer ein Resumee gezogen. Allen, in der Regel, ehrenamtliche MitarbeiterInnen sollte in einem geeigneten Rahmen für Ihr Engagement gedankt werden. Es sollten sich die Fragen gestellt werden ob das formulierte Ziel der Veranstaltung erreicht wurde oder nicht.

  • Soll-Ist Vergleich Finanzen
  • Dank an MitarbeiterInnen (Helferfest)
  • Abklärung der Zielerreichung
  • Analyse der Veranstaltung (Positives, Negatives, Potentiale)
  • evtl. Bericht für interne und externe Medien


Österreichischer Alpenverein | Olympiastraße 37, 6020 Innsbruck | T +43/512/59547 | E-Mail