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Organisationsstruktur

Organisationsstruktur, das Fundament der Sektion

„Struktur und Ordnung im Arbeiten bietet Sicherheit beim Entscheiden.“ (Ingo Stefan)

Jede Art der formalen Zusammenarbeit erfordert im Wesentlichen eine (Organisations-) Struktur, wie das Miteinander gestaltet werden soll. Dies erleichtert den Überblick, legt Verantwortlichkeiten fest und ermöglicht ein geordnetes Aufteilen der Aufgaben und Tätigkeiten untereinander. Das trifft auf profit- wie auch non-profit-Organisationen gleichermaßen zu. Der Begriff der (Organisations-) Struktur gliedert sich dabei stets in zumindest zwei Bereiche:

  1. die Aufbauorganisation: regelt vor allem die Zuständigkeit (wer ist wofür zuständig) und die Weisungsbefugnis (wer darf wem Anordnungen erteilen).
  2. die Ablauforganisation: regelt vor allem den Ablauf der Prozesse (was hat in welcher Reihenfolge wie und wo zu erfolgen).

Diese beiden Begriffe können in der Praxis kaum voneinander getrennt werden und sind bei uns im Ehrenamt meist ident. Dennoch ist die gedankliche Trennung bei manchen Entscheidungsfindungen sehr hilfreich und es lohnt sich dies bei komplexen Situationen einmal gemeinsam durchzudenken.

Aber aus welchen Funktionen setzt sich nun die Struktur einer Sektion in der Regel zusammen?
Im Alpenverein haben bisher die Funktionsbezeichnungen der einzelnen (klassischen) Aufgabenbereiche von Vereinen und die unterschiedlichen Ausbildungsformen einen groben Anhaltswert geboten. Es finden sich eine Vielzahl an (klassischen) Funktionen in unseren Sektionen: z.B. Vorsitzende/Obmann, Schriftführung, Jugendteamleitung, Alpinteamleitung, Naturschutzreferent, Wegewart, Hüttenwart, ggf. Rechnungsprüfer, Schatzmeister, etc.
Viele individuelle Lösungen sind hier möglich und alle haben dennoch eines gemeinsam: Sie sind aufeinander abgestimmt und untereinander (hierarchisch) geordnet. Es sei hier darauf hingewiesen, dass sich jede Sektion die für sie passende Art und Form ihrer Gliederung individuell gestalten kann, darf, muss und soll. Zu beachten gilt es dabei jedoch, dass allgemeine Organisationsgrundsätze berücksichtigt werden, damit ein möglichst übersichtlicher und reibungsloser Ablauf überhaupt erst ermöglicht wird. So zum Beispiel (nach Quelle: Wirtschaft, Recht & Staat, Manz-Verlag):

  1. Einheitlichkeit der Aufgabenzuordnung: Zusammengehörige Arbeiten sind in „Abteilungen“ zusammenzufassen.
  2. Verantwortungszuordnung: Jede Person hat einen klaren Verantwortungsbereich, der sich bestmöglich mit der Aufgabenzuordnung decken sollte.
  3. Einheit der Auftragserteilung: Eine Person sollte nur von maximal einer Person Anweisungen erhalten können, damit Überschneidungen bzw. unentdeckte Lücken vermieden werden können.
  4. Beschränkung von Ausnahmefällen auf ein Minimum: So sollen die meisten Arbeiten ohne Rückfragen von den handelnden Personen durchgeführt werden können (eine ungemeine Erleichterung im Sektionsalltag!).

Ehrenamt 2.0 – ehrenamtliche Organisationsstrukturen im Wandel

„Die Welt wird sich auch weiterhin drehen; nur ein bisschen schneller.“ (Ingo Stefan)

In der Vereinspraxis hat sich bei der Umsetzung von Organisationsgrundsätze gezeigt, dass durch eine Loslösung von den vorhandenen (meist starren) Organigrammen viele Vorteile zu gewinnen sind. So können einige Tipps aus der Praxis der Sektionsarbeit aufgelistet werden, die eventuell neue Möglichkeiten der Sektionsführung erlauben:

  1. Grundsätzlich sollte auf kurze Funktionsperioden geachtet werden.
  2. Es sollten eher (sehr) viele Personen jeweils (sehr) kleine Aufgabenfelder übertragen bekommen, damit der Arbeitsaufwand überschaubar und die Umsetzung qualitativ hochwertig bleibt. Auch die Nachfolgesuche wird dadurch massiv erleichtert.
  3. Die offizielle Einführung von „neuen“ Nischen- und Querschnittsfunktionen (z.B. IT & Technik). So kann die Komplexität und Menge an Tätigkeiten flexibler abgebildet werden. Neue Strukturformen für (neue) Aufgaben- und Tätigkeitsfelder können andere (neue) Personen als bisher ansprechen und es so erleichtern, sich die Sektionsarbeit gut aufzuteilen.
  4. So können auch neue Wege im „Recruiting“ für die Sektionsarbeit beschritten werden: Es sind nicht immer die aktiven und engagierten „Outdoor-Führungskräften“ (z.B. JugendleiterInnen / TourenführerInnen) auch für „Indoor-Führungstätigkeiten“ gleich gut geeignet ...
  5. Eine z.B. personalverantwortliche Person als Stabsstelle für alle Bereiche einer Sektion bestellen?! Dies kann helfen ein hinderliches ein engstirniges Referatsdenken zu vermeiden und ein Sichtwechsel hin zum zielgruppenorientierten Agieren in Sektionen bereitet werden.
  6. Eventuell sogar „nur“ Verantwortungsbereiche schaffen und keine Funktionen?!?
  7. Ein Mentoren-System etablieren um neues ehrenamtliches Personal gut in die jeweiligen Aufgaben einzuführen?!
  8. MitarbeiterInnen nur für einzelne Projekte beauftragen, die sich jedoch keiner kontinuierlichen Aufgabe in der Sektionsarbeit widmen? Das hilft hervorragend Schwerpunkte kompetent zu besetzen! Arbeiten in eher losen Netzwerken ist bereits gut erprobt; es muss jedoch gewünscht und gewollt werden.
  9. Doppelbesetzungen von Funktionen sollten wenn irgendwie möglich vermieden werden.
  10. ...


Die „Indoor-Führungsaufgabe“ der Sektionsvorsitzenden wird sich zukünftig stärker dem Koordinieren der ehrenamtlichen Personen widmen müssen, damit die vielen Aufgaben und Tätigkeiten eines modernen Vereins Rechnung tragen zu können. Somit sind wir auf dem Weg in ein fundiertes Personalmanagement im Ehrenamt!

Kreativität ist gefragt und vielleicht hilft der gedankliche Sprung vom „Organigramm zum Flexogramm“ beim Festlegen der am besten geeigneten Organisationsform für eure Sektion. Im Ehrenamt ist das starre denken in „Türmen“ von oben nach unten (top-down Prinzip) bereits durch den partizipativen basisorientierten Ansatz (bottom-up Prinzip) abgelöst worden. Jedoch darf das nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Verantwortlichkeit für die Sektion dennoch beim Vorstand (-svorsitzenden) bleibt. Alpenverein COACHING kann helfen, diese neuen Systeme dann auch gut in den Sektionsalltag zu integrieren.

Allgemeine Organisationsstruktur des Alpenvereins

Die grundlegende Matrix der Vereinsstruktur im Alpenverein besteht im Groben aus folgenden Elementen:

  • 2 Säulen: Alpenvereinsjugend und „Hauptverein“ (sowie die Alpenverein-Akademie als verbindendes Element)
  • 3 Ebenen: Sektionen & Ortsgruppen / Landesebene / Bundesebene

In den jeweiligen Positionen/Funktionen sind auf Sektionsebene in erster Linie ehrenamtliche FunktionärInnen tätig. Bei sehr großen Sektionen wird das Ehrenamt durch hauptamtlich Berufstätige unterstützt und entlastet. In der Bundesebene sind aufgrund der vielfältigen und vielfachen Aufgabenfelder Hauptamtliche als Teil- oder Vollzeitkraft in der Geschäftsstelle des Hauptvereins angestellt.

Die laut unserer Statuten gewählten Leitungsfunktionen aller Ebenen müssen jedoch zwingend von ehrenamtlich tätigen Personen besetzt sein. Die unten angeführten Tabellen geben einen groben (!) Überblick über gängige Funktionen bzw. Gremien.

Überblick über mögliche Positionen/Funktionen im Alpenverein (Auswahl)


Geamtverein Alpenvereinsjugend

Sektionsebene

- Vorsitzende (1./2.)
- Kassier/Schatzmeister
- Schriftführer
- Alpinteam(-leitung)
- Alpinsportgruppen: MTB, Hochtour, Boulder, Alpin-Klettern,...
- Tourenführer
- Seniorengruppe
- Naturschutzreferent
- Hütten- & Wegereferent
- Materialwart
- Bücherei
- Öffentlichkeitsarbeit & PR
- Homepage & Newsletter
- IT & Technik
- Geschäftsstelle & Kundenservice

- Mitgliederadministration
- Musik- &Tanzgruppen(-leitung)

- etc.

- Jugendteam
- Jugendteamleitung
- Jugendleiter/ Familiengruppenleitung
- Jugendmitarbeiter/ Familienmitarbeiter
Gruppen:
- Studentengruppen
- Jugendgruppen
- Kindergruppen
- Familiengruppen
- etc.

Landesebene

- Landesverband
- Landesverbandsbüro
- Landesvorstand
- Landesverbandsvorsitzender

- Landesjugend
- Landesjugendbüro
- Landesjugendteam
- Landesjugend(team)leitung

Bundesebene (Hauptverein)

- Präsidium
- Geschäftsleitung

- Generalsekretariat
- Alpenverein Akademie
- Bergsport
- Hütten, Wege & Kartographie
- Raumplanung & Naturschutz
- Öffentlichkeitsarbeit, Archiv & Museum
- Finanzen & zentrale Dienste

- Bundesjugend
- Bundesjugendbüro
- Bundesteamleitung & Team
- Bundeslehrteam Jugend

Mindestfunktionen

Laut österreichischem Vereinsgesetz müssen je Sektion folgenden Funktionen gewählt werden:

  • Das Leitungsorgan muss aus mindestens zwei natürlichen Personen bestehen. Die ihm zukommende Führung der Vereinsgeschäfte und Vertretung des Vereins ist klar und umfassend zu regeln. Die konkrete Ausgestaltung und Verteilung dieser Funktionen ist freigestellt.+#
  • Mindestens zwei Rechnungsprüfer müssen zwar bestellt, aber nicht als "Vereinsorgan" eingerichtet und daher nicht in den Statuten vorgesehen werden.


lt. Mustersatzung für Zweigverein/Sektionen (§ 14) besteht der Vorstand aus aus dem Obmann, seinem(n) Stellver-treter(n), dem Kassier, dem Schriftführer, dem Jugend-Teamleiter, dem Alpinwart, dem Natur-schutzwart sowie weiteren notwendigen Fachreferenten.


Zusätzlich werden laut Vereinssatzung des Gesamtvereins folgenden Funktionen gewählt:

  • Präsidium: Das Präsidium ist das Leitungsorgan des Alpenvereins und setzt sich aus dem Präsidenten und höchstens sechs weiteren Mitgliedern, den Vizepräsidenten, zusammen. Präsidiumsmitglieder werden von der Hauptversammlung jeweils für die Dauer von vier Jahren gewählt.
  • Landesverbandsvorsitzende: durch die Sektionsvorstände des Bundeslandes gewählt
  • Sektionsvorsitzende/Obleute: durch die Hauptversammlung der Sektion gewählt
  • Jugendteamleiter der Sektionen: durch die JugendleiterInnen der Sektion gewählt
  • Alpinteamleiter der Sektion: durch die TourenführerInnen der Sektion gewählt
  • Bundesjugendleitung: Die Leiterin des Bundesteams wird vom Bundesjugendausschuss mit einfacher Mehrheit auf die Dauer von jeweils höchstens 6 Jahren gewählt. Sie wird der Hauptversammlung zur Wahl in das Präsidium vorgeschlagen. Wiederwahl ist möglich.
  • Landesjugendleitung: Der Leitung des jeweiligen Landesteams stehen zwei Stellvertreterinnen zur Seite. Sie werden vom Landesjugendtag mit einfacher Mehrheit auf die Dauer von jeweils höchstens 6 Jahren gewählt. Wiederwahl ist möglich. Ihre Funktionsdauer ist auf höchstens 12 Jahre begrenzt.

Österreichischer Alpenverein | Olympiastraße 37, 6020 Innsbruck | T +43/512/59547 | E-Mail