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Sitzungen & Kommunikation

Interne Kommunikation im Team

„Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg.“ (Henry Ford)

Zusammenarbeit erfordert zwei wesentliche Komponenten:

  1. den Austausch untereinander (also die Kommunikation) und
  2. das Setzen von zielgerichteten Handlungen.

Insbesondere die Kommunikation ist eine zentrale Aufgabe der Sektionsführung; und dies sowohl innerhalb der Gruppe der ehrenamtlichen MitarbeiterInnen, wie auch zu den „normalen“ MitgliederInnen, also nach Außen.

Stammtisch vs. E-Mail

Beim internen Team stellt sich oftmals sehr rasch die Frage nach dem Wie?, Wie oft?, Wann?, Mit wem?, etc. soll kommuniziert werden? Diese Fragen sind entsprechend der beteiligten Personen, der vorherrschenden Rahmenbedingungen und dem Anlass entsprechend mit unterschiedlichen Arten und Methoden des Informationsaustausches zu beantworten.
Persönliche Treffen sind nach wie vor wichtige Möglichkeiten um Informationen auszutauschen, klärende Diskussionen zu führen und vor allem Entscheidungen zu treffen. Das jeweilige Ziel der Besprechung entscheidet schlussendlich darüber, ob eine Sitzung als lockere Stammtischrunde, als formale Vorstandssitzung oder doch in Form eines abgeschiedenen Vieraugen-Gesprächs durchgeführt wird. Alle Formen von „Sitzungen“ haben ihren Stellenwert und bieten jeweils dem Ziel entsprechende Vor- und Nachteile. In der Praxis zeigt sich ein gut geplanter Mix aus den verschiedensten Möglichkeiten zumeist die effektivsten Ergebnisse.

Damit formale Vorstandssitzungen weder inhaltlich und schon gar nicht zeitlich ausufern können, wird eine Agenda mit einer (realistischen) Zeitplanung dringend empfohlen! Damit das Besprochene und Beschlossene sowie die Arbeitsaufträge nicht „verloren gehen“, sollte auch ein kurzes (!) Ergebnisprotokoll geführt werden. Beide Dokumente – Agenda und Protokoll – sind für eine effektive Besprechung unerlässlich und sollten gewissenhaft erledigt und zeitgerecht (per E-Mail) an die betreffende Personengruppe verteilt werden. Über einen möglichen Aufbau einer Vorstandssitzung kann das Berücksichtigen der in Abb. #1 genannten Stichworte helfen.

Zu berücksichtigende Punkte einer effektiven Besprechung (Grafik: Ingo Stefan)
Zu berücksichtigende Punkte einer effektiven Besprechung (Grafik: Ingo Stefan)

Auch informelle Treffen, wie z.B. der berühmte Stammtisch, sollte zumindest von der leitenden Person eine gedankliche Agenda aufweisen. So sind die in der Abbildung #1 ersichtlichen Aufzählungen auch für den Stammtisch zur Vorbereitung überaus dienlich.
Die E-Mail und das Internet (Homepage, Newsletter, Facebook, WhatsApp, etc.) ist ebenfalls ein wichtiger und unverzichtbarer Bestandteil unserer täglichen Kommunikation geworden. Ihre stärken liegen im reinen Bekanntmachen von Inhalten und dem Übermitteln von Dokumenten (z.B. zur Vorbereitung). Diese flotte und elegante Methode kann jedoch ein persönliches Miteinander nicht ersetzen: unser Alpenverein lebt sehr stark vom sozialen Austausch und Miteinander in der Gruppe; ganz egal ob es sich dabei um den Vorstand selbst, eine Sportgruppe oder um eine Kindergruppe handelt.
Bei allen Arten zeigt sich unterm Strich, dass sich weder die Länge einer Sitzung (kein einziger Agendapunkt sollte länger als maximal 15 Minuten lang dauern!), noch die Anzahl an teilgenommenen Personen für die Qualität von Sitzungen verantwortlich ist, sondern das respektvolle und wertschätzende Miteinander bietet den Boden für erfolgreiche Besprechungen.

Externe Kommunikation zu den Mitgliedern

Nach Außen haben sich die Formen und Methoden der (internen) Öffentlichkeitsarbeit sehr gut bewährt. Dazu gehören neben dem bekannten Jahresbericht (inkl. Jahrbuch, Jahresaussendung, Nachrichtenblatt, etc.) auch die Pflege der Homepage, das Versenden von Newsletter (zumindest Quartalsweise), der Sektionsaushang mit aktuellen(!) Ausschreibungen von Aktivitäten und Kursen, ggf. das Betreiben einer Geschäftsstelle und die Jahreshauptversammlung. Auch neue Medien wie Twitter, WhatsApp, YouTube und selbstverständlich Facebook gehören im Regelfall bereits zu den Standards an Kommunikationskanälen einer Sektion oder Ortsgruppe.

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