- Presseverteiler erstellen (Kontakte von Regionalzeitungen, Bezirksblättern, Tageszeitungen, Radio, TV, Online-Medien, persönliche Kontakte)
- Planung der Veranstaltung für MedienvertreterInnen: sollen sie von der Veranstaltung selbst berichten oder gibt es im Vorfeld eine eigens organisierte Pressekonferenz/Pressegespräch inkl. Fototermin mit den wichtigsten Personen?
- Einladung der JournalistInnen aus dem Presseverteiler eine Woche vor dem Termin; am Vortag evtl. noch eine Erinnerung ausschicken oder nachtelefonieren
- Fotografen engagieren, der im Auftrag der Sektion bei der Veranstaltung fotografiert (Bilder können dann als Pressefoto oder für die Homepage verwendet werden)
- Pressetext vorbereiten (5 W-Fragen im Text beantworten: Wer, Was, Wann, Wo, Warum; aussagekräftigen Titel überlegen und die wichtigsten Informationen im ersten Absatz unterbringen, Zitate von wichtigen Personen einbauen, Kontakt für Rückfragen angeben) - Versand des Pressetexts inklusive Foto über den Presseverteiler gleich im Anschluss an die Veranstaltung (Empfänger-Adressen beim Mail-Versand ins BCC-Feld!)
- Pressemappen vorbereiten (Pressetext, evtl. Bildmaterial auf DVD oder USB-Stick, sonstige Unterlagen zum Thema) und am Tag der Veranstaltung an die anwesenden JournalistInnen aushändigen
- Vor Ort eine/n AnsprechpartnerIn für die Medien definieren, der auch telefonisch erreichbar ist (Kontaktdaten stehen im Pressetext)
- Öffentlichkeitsarbeit online (Ankündigung und Nachbereitung auf der Homepage und in den Social-Media-Kanälen, Bildergalerien, Presseunterlagen und -fotos zum Download anbieten)
- Nachbereitung: Auswertung der Berichterstattung - wo wurde über unsere Veranstaltung berichtet, Kontakte für die nächste Veranstaltung
Mehr erfahren Sie beim Lehrgang Öffentlichkeitsarbeit der Alpenverein-Akademie.